working-remote

Я уже более 3 лет работаю удалённо в полностью распределённой команде. У нас нет офиса, мы разбросаны по стране, каждый работает из дома. Моя компания занимается интернет-рекламой, а точнее — технологической и аналитической её частью. Я в этой команде DevOps-инженер, или попроще — системный администратор.

Многих моих друзей вынужденно, в связи с пандемией, в экстренном порядке перевели на удалёнку, в связи с чем мне начали задавать вопросы о том, как организовать свой рабочий быт. В основном возникает два вопроса когда разговор заходит про удалённую работу.

Первый вопрос коллективный:

“Как нам вообще организовать работу команды, когда мы друг друга не видим? Мы ведь не можем ни собраться в переговорке и что-то обсудить, ни подойти к столу коллеги и потыкать пальцем в его монитор!”

Второй вопрос личный:

“Как мне заставить себя работать, когда YouTube и котики есть, а начальника, смотрящего через плечо — нет?”

Попытаюсь ответить на оба с позиции опыта и практик, которые наша команда выработала за несколько лет. Надеюсь кому-то эти советы помогут переждать карантин в относительном комфорте. А возможно кто-то убедится, что с переходом на удалёнку небесная твердь на голову не падает, и выберет это как один из возможных постоянных вариантов занятости. Но перед основной статьёй — краткое содержание.

Советы, кратко

Руководителям

  1. Приоритезируйте текстовое общение. Оно структурирует все процессы, помогает находить концы и развязывает руки сотрудникам в вопросах рабочего графика.
  2. Компенсируйте недостаток спонтанных коммуникаций. Неформальное офисное общение с шутками, сплентями и разговорами “за жизнь” не только социализирует сотрудников, но и “заражает” их общим рабочим контекстом.
  3. Контролируте результат, а не рабочий процесс. У вас нет возможности смотреть через плечо каждого сотрудника. Смиритесь с этим и создавайте культуру самостоятельности и ответственности за результат.
  4. Устраняйте препятствия производительности. Любой затык в работе истощает конечный ресурс восстановления контекста и превращает сотрудника в прокрастинатора.

Сотрудникам

  1. Разделяйте работу и личное время. Создайте ритуалы начала и конца рабочего дня.
  2. Учитесь отдыхать. Ставьте набор целей на день, делайте перерывы между ними, закругляйтесь при достижении всех.
  3. Двигайтесь. Компенсируйте отсутствие вынужденного пути в офис и обратно физической активностью по душе.
  4. Общайтесь с близкими. Офис — источник “коммуникационного фастфуда”. Восполняйте его нехватку качественным общением.

Командная работа

Инструменты

Мы теперь не можем “просто поговорить”, поэтому в первую очередь надо определиться с основным средством связи. Для общения команды потребуется какой-нибудь мессенджер. Возникает соблазн использовать то, чем и так все пользуются, но я сразу скажу, что против вариантов вроде Telegram, WhatsApp, Viber и даже Skype. Это всё-таки инструменты для личного общения со списком контактов из телефона, анонимными каналами и прочими стикерами. В них придется создавать разрозненные чаты под разные темы, которые неизбежно перемешаются с личной перепиской. А людям в целом свойственно стремление разделять личное и рабочее. Как мы поймём во второй половине статьи — на удалёнке это еще и серьёзная необходимость.

Поэтому команде необходим свой отдельный сервер на котором будет набор тематических каналов по разным направлениям работы и какая-то система прав для этого сервера. Плюс разработчикам не помешала бы нормальная подсветка синтаксиса в кодовых сниппетах. Поэтому я рекомендую использовать Discord, Slack, Mattermost и подобные командные мессенджеры.

Мы используем Discord, как наиболее простой, функциональный и бесплатный. На 25 человек у нас примерно 20 каналов: по различным проектам, стекам технологий и несколько обще-стратегических. Выглядит избыточно, но хорошо дисциплинирует не уводить беседу в непонятное русло, а придерживаться темы канала. Бонус: всегда знаешь, где искать обсуждение по конкретной теме.

Поговорить — это хорошо, но после разговора надо зафиксировать и распределить задачи. В этом нам поможет таск-трекер он же — тикет-система. Jira, Trello или что вы уже используйте — просто продолжайте.

Ещё одним полезным инструментом в работе являются Гугл-документы. Иногда обсуждение архитектуры приложения или каких-то сложных технических решений затягивается, размазывается и по времени, и по различным каналам. Удобно это всё фиксировать в Гугл-доке, который создается в начале такого масштабного обсуждения. Участники могут вносить в него свои пять копеек, а остальные могут увидеть историю совместного редактирования: когда и кто какие правки внёс в документ.

Хорошие практики

После того как мы определились с необходимыми инструментами, нужно установить порядок в котором мы будем ими пользоваться. Вроде как все знают, как пользоваться мессенджерами, о чем разговор? Дело в том, что один из соблазнов, который возникает в любой новой непонятной ситуации — это воссоздать привычные условия. За этой попыткой почти неизбежно следует разочарование, ведь “как раньше, в ламповом офисе” не вышло, а значит “удалёнка — хуже офиса”. Конечно же это не так. Просто это другой формат работы со своими плюсами и минусами. И чтобы по максимуму раскрыть плюсы — нужны подходящие практики.

Спонтанные коммуникации

На мой взгляд ключевой аспект офисной работы, который теряется на удалёнке — это спонтанные коммуникации. Вася поздоровался с Петей. Петя пересекся в курилке с Витей. Витя попил чайку с Мариной.

Если все в этой цепочке в нормальных дружелюбных отношениях, то случилось много эпизодов спонтанного общения, в которых в том числе сотрудники поделились положением дел на своих проектах и тем самым актуализировали рабочий контекст. Все стали чуточку лучше ориентироваться в происходящем в команде: кто чем занят, у кого какие проблемы и планы.

Не было никаких специальных распоряжений о перекрестных брифингах. Результаты таких разговоров не зафиксированы ни в каких документах, весь накопленный контекст — в головах собеседников. Это побочный эффект врождённого желания социализации.

На удалёнке очень сложно случайно столкнуться с коллегой в курилке или пригласить попить чайку для обсуждения рабочего вопроса. Этот факт бьёт как по социализации людей, так и по поддержанию рабочего контекста. Он больше не распространяется сам собой и люди чувствуют некий вакуум.

Text over Speech

В попытке как вернуть всё “как раньше в офисе”, так и заполнить контекстный вакуум случается рефлекторная реакция — желание по каждому чиху устраивать созвоны и видео-конференции. Этакая симуляция мозговых штурмов у доски и разговоров в курилке. Это во многом губительная практика.

В первую очередь, чисто технически, видео-конфа не дотягивает по качеству общения до собрания в переговорке. У людей как правило дешевое оборудование и не всегда стабильный интернет, все морщатся и напрягаются от качества звука и картинки. И даже если с техникой всё хорошо — все равно теряется язык тела и прочие невербальные каналы коммуникаций. Попытка построить удалёнку на созвонах — это эталонное натягивание совы на глобус.

Второй момент: устные договорённости имеют свойство забываться если не на следующий день, то через неделю — точно. Общая идея может и останется в головах коллег, но детали неизбежно выветрятся, а инженерное дело не терпит неточностей.

Если вы всё-таки решаете, что вам нужно собрать конференцию и “обкашлять вопросики”, то сразу же после завершения звонка для истории должно быть написано текстовое резюме всего, до чего вы договорились на созвоне.

Такая мера подсвечивает одно из главных преимуществ текстового общения — оно документирует само себя. Всегда можно устроить поиск по истории и выяснить, кто и что сказал в прошлом квартале.

Асинхронность

Голосовое общение — блокирующее (или синхронное), оно требует заниматься только им здесь и сейчас. Если вам позвонили — будьте добры бросить все текущие дела, ответить на звонок и вписаться в обсуждение. Вы не можете повременить с ответом больше, чем на 5 секунд, вас сразу же начнут теребить и переспрашивать, услышали ли вы вопрос.

На контрасте, тестовое общение — асинхронно. Если вам написали в чате, то никто не обидится, если вы ответите не сию секунду, а минут через 5-10. Можно спокойно довести текущую задачу хотя бы до запятой, выгрузить её контекст из головы и в своем темпе вникнуть в вопрос коллеги. Переключение контекстов — дорогая и неприятная процедура, которой лучше лишний раз не заниматься.

Эта кажущаяся несущественной деталь на самом деле является одним из столпов успешной удалённой работы и создаёт фундамент для реализации целого ряда преимуществ удалёнки перед офисом.

Руководствуясь принципом асинхронных коммуникаций, в нашей команде не устраивают никаких планёрок и ежедневных собраний. Ведь на них нужно единовременно выдернуть из рабочего процесса и собрать в одном месте кучу людей. Что вместо них?

Когда мне необходимо обсудить какой-то вопрос, требующий участия и экспертизы нескольких человек, то мои действия следующие:

  1. зайти в нужный тематический чат
  2. развернуто написать свой вопрос
  3. упомянуть под этим вопросом всех, кто имеет отношение к делу
  4. отправить сообщение и переключиться на другую задачу на время ожидания
  5. обсудить вопрос, когда все освободятся и подтянутся

Думаю многие программисты узнали типичный асинхронный алгоритм.

Из сложившейся ситуации, когда вы не можете немедленно гарантировать себе внимание другого сотрудника, нельзя позволить себе такую роскошь, как жить одной задачей. Если в какой-то момент времени ваша текущая задача начинает упираться в другого человека, а его не оказалось на месте, то у вас должно быть чем заняться до его возвращения. Надо иметь небольшой пул задач, которые не блокируются одним и тем же человеком. Ведь оправдывать часы просмотра ютубчика ожиданием коллеги, который должен сделать свою часть задачи или принять у вас работу — так себе затея. В офисе так демонстративно ковыряться в носу вряд ли получится, а вот дома через плечо никто не смотрит. Зато когда спросят за результат — случится неловкость.

Кстати говоря, ситуация, когда вы не можете шагу ступить не привлекая к своей задаче другого человека, свидетельствует о плохой организации труда. Это может быть не так явно видно в офисе, когда в любой момент можно подойти к столу коллеги, попросить его отвлечься от его задачи и что-то у него поспрашивать. Удалёнка подсвечивает такие моменты.

И тут начинается интересное: со временем мы приходим к ситуации, когда необходимость “шагать строем” сведена к минимуму, а случай, когда коллеги нет на месте — не является катастрофой. В момент этого осознания многие атрибуты трудовой дисциплины перестают быть такими обязательными, как нам казалось.

Например: зачем всем начинать и заканчивать рабочий день в одно время? Многие компании практикуют гибкое начало рабочего дня, позволяя люфт в час-другой. На удалёнке эту идею можно развить ещё сильнее, о чем будет подробнее во второй половине статьи.

Контроль за сотрудниками

Одна из боязней руководителей при переходе на удалёнку звучит примерно так:

“Совсем работать не будут без присмотра!”

И правда, есть люди, которые привыкли работать только под дулом пистолета:

“Если начальник отвернулся — значит он одобрил перерыв!”

В условиях удалёнки стоять за спиной у сотрудника с плёткой и смотреть через плечо невозможно. У руководителей пропадает привычный механизм контроля. В такой ситуации в очередной раз срабатывает рефлекс “вернуть всё как в офисе”, и на “помощь” приходят тайм-трекеры и им подобное следящее ПО.

Пользоваться такими инструментами надо максимально аккуратно, желательно только для новых сотрудников на испытательном сроке или только на период удалённой трансформации коллектива.

Необходимо объяснить сотрудникам следующие моменты:

  • Зачем на их компьютеры устанавливается следящая программа?
  • Какую информацию она собирает и кто будет её просматривать?
  • Как защититься от отправки личной информации, случайно попавшей на скриншот?
  • Как будет интерпретироваться наличие нерабочих приложений на скриншотах?

Если явно не проговорить с сотрудниками эти моменты, то они сами для себя ответят на эти вопросы максимально параноидальным образом. Ощущение слежки будет оказывать постоянное давление на сотрудников и заставит их думать об “оптимизации” собственного образа перед начальством, который формируется с помощью этого ПО, а не о рабочих задачах:

“Как мне не спалить переписку с близким человеком?”

“Как мне сделать перерыв на ютубчик, чтобы не разозлить началньика нерабочим скриншотом?”

“Как мне накрутить побольше часов, чтобы набрать недельную норму или получить побольше на почасовой оплате?”

“И вообще, ко мне настолько мало доверия, что я “заслужил” этот короткий поводок?!”

Примерно такими вопросами будут озабочены сотрудники, вместо того, чтобы спокойно работать и самореализовываться.

Не стоит забывать, что у айтишников все-таки побольше сознательности и любви к собственному делу, чтобы заниматься им без регулярных ударов плетью и матюгов прораба. А любой инструмент контроля — это накладные расходы для бизнеса:

  • тайм-трекеры стоят денег
  • их нужно устанавливать на комьютеры сотрудников и оказывать техподдержку
  • кто-то должен разгребать поток отчётов

Культ удалённого кнута дорого стоит.

Устранение препятствий продуктивности

И тем не менее нельзя отрицать проблему: когда у человека есть браузер, YouTube, соцсети и котики, а начальника, смотрящего через плечо нет — это уже большой соблазн и тест дисциплины для многих сотрудников. Даже при изначально благих намерениях и боевом настрое, любые необязательные проблемы в рабочем процессе могут создать потенциального прокрастинатора.

Я думаю у всех бывали моменты, когда не получается продвинуться в выполнении задачи не потому, что вы уперлись в творческий тупик, а по независящим от вас причинам. Например вам поставили задачу, но не дали доступ к какой-то системе. Вы только прочитали и осмыслили задачу, начали делать первые шаги — и тут облом: надо выцеплять и ждать кого-нибудь, кто даст вам доступ.

Если не принять мер, которые будут пресекать ситуации, когда человек вынужден остановиться и выйти из потока, то он будет испытывать фрустрацию и глушить её каким-нибудь инфо-фастфудом. Попросту потому, что восстанавливать контекст и возвращаться в рабочее русло труднее и менее приятно, чем скроллить ленту. А мы знаем, как затягивают ленты соцсетей, дак зачем лишний раз испытывать силу воли сотрудников?

Пример из личного опыта. Есть документация, с которой все разработчики знакомятся еще при устройстве на работу. В ней описана система, с помощью которой они в ходе своей работы над новой фичей могут нажатием одной кнопки:

  • создать тестовое окружение
  • собрать в нем приложение с новой фичей
  • посмотреть логи, прогнать тесты
  • удалить это окружение
  • доставить новые фичи пользователям

Всё это они могут сделать без моего участия как системного администратора. То есть получив задачу, они могут провести весь цикл разработки “кодинг-отладка-тестирование-релиз” самостоятельно, не упираясь в меня. Благодаря этому работа не останавливается для людей, которые встают в 6:00 утра. Когда я продеру свои глаза — они уже смогли продуктивно поработать. Также в мое присутствие не упираются совы, любящие работать заполночь.

Представьте, если бы хотя бы за половиной этих действий разработчики должны были обращаться ко мне и дожидаться моей доступности? Сколько вынужденных простоев и затянушвхися перерывов это создаст?

Таких эпизодов много, их лейтмотив в устранении “колхоза”, когда плохо организованные процессы подпираются неформальными (или наоборот, излишне бюрократизированными) коммуникациями. С помощью грамотных процессов и подходящих технологий мы устраняем такие невынужденные коммуникации и превращаем рабочий процесс в “магазин самообслуживания”. Это отвязывает сотрудников друг от друга и позволяет им создавать максимально гибкий индивидуальный график работы без ущебра для общего дела.

Работа в вашем доме

Обсудив некоторые организационные моменты для команды, нельзя обойти стороной быт отдельного человека, которому теперь надо работать из дома.

Между работой и отдыхом

Для айтишника работа из дома не особо сильно отличается от работы в офисе: сидишь себе и сидишь весь день за компьютером, смотришь в монитор, стучишь по клавиатуре. Шахтеру или врачу с этим немного посложнее. С одной стороны это облегчает переход IT-компании на удалёнку, с другой — рушит грань между ранее четко разделенными во времени и пространстве контекстами работы и отдыха.

Во-первых, очевидное: нам больше не надо добираться до работы. Вроде как это большой плюс — из жизни не выпадает час-другой каждый день. Но у этого преимущества есть обратная сторона: вместо времени на дорогу из жизни выпадает ритуал начала рабочего дня.

Обычно, когда нам нужно ехать на работу в офис, мы должны встать, умыться, одеться, привести себя в какой-то товарный вид, выйти на улицу, сесть в транспорт, добраться до офиса, поздороваться с коллегами. Весь этот ритуал создает четкую границу между трудом и отдыхом.

Когда у нас нет такого ритуала, мы просто просыпаемся, греем еду, садимся завтракать за комп, включаем ютуб и во всей этой вязкой ситуации не особо понятно, в какой момент заканчивается наше личное время и начинается рабочее. Когда надо закрывать “развлекательную” вкладку в браузере и открывать “рабочую”?

Поэтому в вопросе самоорганизации очень поможет изобретение добровольного ритуала начала работы, который придёт на замену обязательному офисному. Как вариант, высвободившееся на дорогу до работы время можно потратить на физкультуру: домашний фитнес, прогулка, пробежка, спортзал… Возвращение из зала или выход из душа дома — отличный водораздел, отделяющий утреннее время для себя от начала рабочего дня. В сети есть экзотические советы вроде “одеться на время работы в деловую одежду”, но это уже вступает в сферу индивидуальных особенностей и психологии. Тут каждый находит что-то своё.

Это же работает и в обратную сторону: размывается не только начало, но и конец рабочего дня. Переход от труда к отдыху может быть максимально невыразительным, вплоть до закрытия “рабочей” вкладки в браузере и открытия “развлекательной”. В такой ситуации сложно выгрузить рабочий контекст из головы и перестать думать о рабочих вопросах, а это в долгосрочной перспективе чревато выгоранием.

Плюс ко всему, ваши коллеги не считывают такой визуальный сигнал как “человек ушёл из офиса” и могут продолжать писать вам по рабочим вопросам, когда вы уже вроде как наработались и хотите отдохнуть.

В моей команде мы за годы работы уже притерлись к графикам друг друга. Я знаю, кто работает по утрам, кто работает до ночи, люди представляют когда работаю я. И поэтому никто никого не дергает в его индивидуальное нерабочее время по каким-то некритичным вопросам.

Команде, только начинающей удалённую трансформацию, лучше на первое время выработать какой-то явный сигнал о том, что ваш рабочий день закончен. Можно конечно прибегнуть к дедовскому методу “в 18:00 все строем на выход из офиса”, но зачем тащить старые порядки в новый формат? Лучше просто попрощаться с коллегами в общем канале или выставить нерабочий статус в командном мессенджере.

Мы поговорили по про начало и конец рабочего дня, но у нас ещё есть середина, которая исторически используется для обеда. Когда вы работаете из дома, вам не нужно тратить целый час на поесть. Как правило вы идете на кухню, греете еду, садитесь с тарелкой обратно за компьютер, под ютубчик за 10-15 минут совершаете прием пищи и готовы вернуться к работе.

Тут опять две стороны медали: с одной стороны вам не нужно добираться в столовую, ждать доставку еды или паковать с утра контейнеры с едой… сплошная экономия времени. Но с другой — опять пропадает эта четкая граница, когда вы осознаете, что отдыхаете, можете выгрузить из головы рабочий контекст и расслабиться. Проблему усугубляет то, что, на офисном обеде коллеги знают, что у вас перерыв и вас не надо трогать, а на удалёнке вам продолжат сыпаться сообщения от коллег. Опять надо выстраивать коммуникацию “работаю/отдыхаю”.

Помимо уведомления коллег надо уведомить об отдыхе и собственный мозг. Если у нас отпадают необходимые логистические издержки, связанные с обедом, то можно использовать этот перерыв для своих личных нужд, чтобы сменить картинку перед глазами. Например, в моей компании считается нормой просто написать в чат посреди рабочего дня, мол я ушёл на час-другой. Главное никого не подпирать и чтоб дедлайны не горели (а шансы на это малы, ведь у нас всё асинхронно).

Тут кто во что горазд. Можно сходить позаниматься фитнесом или на прием к врачу. У кого есть дети — забирают их из садиков и кружков. Главная идея в том, что ты огибаешь часы пик, создаваемые офисным рабочим графиком, и в комфортное для себя время по пустым дорогам приезжаешь в пустые залы, кабинеты и коридоры.

Одичание в берлоге

21 век принёс нам такой уровень прогресса и благосостояния, когда можно не иметь необходимости выходить из дома неделями. Работать можно за тем же компьютером в спальне, за которым проведешь вечер в играх и соцсетях. Сервисы доставки всего и вся популярны как никогда и закроют кучу естественных потребностей. В общем — рай затворника… который таит в себе несколько подводных камней, о которых я хочу вас предупредить.

Первый момент — это здоровье. Сидячий образ жизни и недостаток движения — один из главных спутников плохого самочувствия. Даже если вы не занимаетесь никаким спортом, то не стоит недооценивать физические нагрузки от простого ежедневного перемещения из дома в офис и обратно. Получасовая прогулка в одну сторону к концу дня закроет рекомендуемую дневную норму в 8000 шагов. Для контраста: если не выходить из дома весь день, то можно не набрать и тысячи. Уже через неделю такого затворничества можно почувствовать боль в спине, головную боль, общую вялость и нежелание делать что-либо. Поэтому в светлую эпоху благоденствия необходимость каждый день выходить на улицу никуда не уходит. Надо заставлять себя выбираться на свежий воздух, будь это личные дела или просто прогулка в парке.

Второй момент — это социализация. Мы проводим на работе большую часть дня, трудовой коллектив несёт важную социальную функцию. Львиная доля живого общения офисного работника приходится именно на коллег. Но офисы создавались не для социализации его жителей, а для решения вопросов бизнеса. Поэтому при переходе на удалёнку рабочие задачи продолжают решаться, а вот фонтан живого общения усох.

На эту ситуацию можно посмотреть двояко. С одной стороны недостаток общения начинает ощущаться почти сразу. В голове возникает рефлекторная мыль “раньше было лучше” и хочется вернуться в офис, ведь там были такие классные чаепития! Но для меня это наоборот стало толчком к социализации. Не получая ежедневной порции “коммуникационного фастфуда” в офисе мой мозг начал сдвигать приоритеты с игр и сериалов на качественное общение с друзьями и поиск новых знакомств. Ну а если все-таки ваши коллеги по совместительству оказались вашими лучшими друзьями — то что вам мешает собраться вечером в баре? :)

Непонимание родственников

Отдельно стоит упомянуть ещё один момент, к которому стоит быть готовым: даже если вы прошли через все стадии удалённой трансформации — это ещё не означает, что ваши домочадцы прошли этот путь вместе с вами.

Для старшего поколения работа — это в первую очередь именно место, куда они идут работать по утрам. Там кабинет, начальник, турникет с охранником и все те люди, которых они привыкли видеть только в рабочем контексте. Им сложно объяснить, что сидящий целый день дома за компьютером человек — это не дефективный тунеядец, а передовик современной профессии. Особенно когда переход от работы к отдыху может сводиться к смене вкладок в браузере.

Ещё сложнее с детьми. Ребёнок не понимает, почему папа/мама сидя дома на 8 часов запирается у себя в комнате вместо того, чтобы играть с ним.

У всех разная ситуация и решать её приходится по разному: от простого разговора с домочадцами до работы в коворкинге. Кому-то проще уйти с ноутбуком в коворкинг или кофейню, чем пытаться работать под плач ребёнка и соседский перфоратор.

Заключение

Удалёнка — это новый формат и новые возможности. Для работодателя — это расширение географии соискателей с нескольких соседних микрорайонов до нескольких соседних часовых поясов. Для соискателей — это возможность найти наилучшее применение своим навыкам в наиболее гибком формате рабочего дня.

Но всё это работает только при признании того, что удалёнка — это особый формат требующий собственных решений, а попытка повторить офисные практики вызовет только боль и разочарование. Надеюсь опыт и практики из этой статьи помогут кому-то обойти грабли, на которые они были готовы наступить.